Ratgeber

Vendor-Management-Software für KMU — on-premise statt SaaS

Vendor-Management-Software bündelt Verträge, Lizenzen und Lieferanten an einem Ort, überwacht Fristen und macht Verantwortlichkeiten und Compliance-Lücken sichtbar. Die meisten Angebote sind Cloud-Dienste. Für KMU, die ihre Vertrags- und Lieferantendaten nicht bei einem weiteren Anbieter ablegen wollen, gibt es eine Alternative.

Was eine Vendor-Management-Software abdecken sollte

Über eine reine Fristenliste hinaus geht es darum, den Zusammenhang zwischen Anbietern, Verträgen und Leistungen sichtbar zu machen:

• Verträge und Fristen: Laufzeiten, Verlängerungs- und Kündigungsfristen, Formvorschriften
• Lizenzen und Services je Anbieter: was konkret geliefert wird, nicht nur das Vertragsdokument
• Verantwortlichkeiten: Contract Owner, Legal Counsel, Vendor Manager, Datenschutzbeauftragte je Vertrag
• Compliance: revidiertes Schweizer Datenschutzgesetz beziehungsweise DSGVO, EU AI Act, ISO/IEC 42001, abgeleitet aus den tatsächlich erfassten Daten
• Vollständigkeit: wo Informationen oder Zuständigkeiten fehlen, bevor daraus ein Problem wird
• Risiko bei auslaufenden Verträgen: rechtzeitig Analyse und Handlungsempfehlung

Warum on-premise, ohne Cloud

Vendor- und Vertragsdaten sind bei einem KMU meist die Verantwortung einer einzigen Person oder eines kleinen Teams. Sie müssen nicht in einer Multi-Tenant-Cloud liegen. Eine on-premise-Lösung hat für diesen Fall drei Vorteile:

• Die Datenhaltung bleibt unter Kontrolle des Kunden: in-house oder bei einem Hosting-Provider der eigenen Wahl, nie auf einem Server des Software-Anbieters.
• Keine zusätzliche Auftragsbearbeiter-Beziehung, die man selbst wieder dokumentieren und prüfen muss.
• Strukturierte Exporte aus einer offenen relationalen Datenbank verhindern eine Abhängigkeit von einem einzelnen Anbieter oder Hosting-Dienst.

Für wen sich das eignet

Eine schlanke, on-premise betriebene Vendor-Management-Software passt, wenn:

• ein KMU oder ein kleines Team die IT-Verträge verantwortet, keine hundert gleichzeitigen Nutzer,
• der Fokus auf IT-Verträgen, -Lizenzen und -Dienstleistern liegt, nicht auf dem gesamten Einkauf,
• Datenschutz, Nachvollziehbarkeit und Datenhoheit einen hohen Stellenwert haben.

Häufige Fragen

Läuft die Software in der Cloud?

Nein. Es ist eine Desktop-Anwendung; die Datenbank läuft auf der eigenen Infrastruktur, in-house oder bei einem Hosting-Provider der eigenen Wahl.

Ist die Software für die Schweiz geeignet?

Ja. Die Compliance-Prüfung läuft wahlweise gegen das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz statt der DSGVO, mit eigener Drittstaaten-Angemessenheitsliste und CHF als Basiswährung.

Was kostet die Software?

Der Preis wird individuell vereinbart, der Einstieg erfolgt in der Regel über ein Pilotprojekt. Es gibt keinen öffentlichen Listenpreis.

Ist der Quellcode offen?

Nein, der Quellcode ist privat. Die Daten liegen jedoch in einer offenen relationalen Datenbank und lassen sich jederzeit strukturiert exportieren.